Läge

Tillgänglighet: är det lätt att komma till mötesplatsen?

Miljö: trivsel, inspiration, lugn och ro för koncentration

Evenemangets karaktär

Engångsföreteelse eller en serie av evenemang?

Rofylld naturlig miljö, upplevelser eller urbant möte?

Hemtrevlig och med varm stämning eller högklassigt och stiligt?

Planera tidschemat

Kommer gästerna från närområdet eller långa vägar?

Åker de kollektivt, med egen bil eller abonnerad transport?

Lokaler

Hurdana lokaler behövs: huvudsakligt mötesrum, utrymmen för arbetsgrupper, övriga utrymmen, lunch, middag, inkvartering?

Kan man förflytta sig mellan lokalerna snabbt och smidigt?

Ljudisolering, akustik, möbler, luftkonditionering, teknik?

Möbler

Kort info: stolrader

Seminarium på en dag eller mer: klassrumsuppställning (stolar och bord)

Utbildning eller workshop: grupparbetsbord (4–6 personer per bord)

Möte: förhandlingsbord (max 20 personer per bord)

Utbildning eller möte: bord i U-form

Samkväm eller Get Together: cocktail-möblemang (buffet- och barbord)

Festmiddag: banketter (8–12 personer per bord)

Teknik

Tänk på lokalens storlek: hörs ljudet, räcker ljuseffekten hos projektorn, behövs kameror och vita dukar?

Visuell framtoning: ljusteknik, visuell planering och projicering, det tekniska utförandets nivå

Nödvändiga IT-lösningar: öppet/slutet nätverk, webcasting, inspelningar

Behövs interaktivitet: möjlighet till omröstningar, kamerainspelning?

Behöver proffs anlitas för planering och tekniskt stöd under evenemanget?

Servering

Evenemangets karaktär: arbetsmöte eller fest?

Deltagare: kön, nationalitet, status

Vad är syftet med serveringen: att mätta gästerna, göra intryck, få gästerna att trivas längre?

Tidpunkt och tidsschema: hur hungriga är deltagarna, hur lång tid ska reserveras för måltiden?

Vad vill man kommunicera med serveringen: hälsa och välmående, lyx?

Trender

Dekor och presentation: neutral, baserad på ett tema eller årstiden eller företagets visuella framtoning?

Säkerhet

Lokalens säkerhet: brandsäkerhet, upphängning och montage, övervakning av ordningen, passerkontroll

Personsäkerhet: första hjälpen, personliga säkerhetsarrangemang (för talare, deltagare)

Informationssäkerhet: lokalerna, materialet, företagets och mötesplatsens personal

Kvalitet och ansvar

Nivån på mötesarrangemangen: kvalitetscertifiering, standarder för verksamheten

Miljöansvar på mötesplatsen: återvinning, värme, luftkonditionering, belysning